Organizzare il lavoro: usare ChatGPT e altri tool AI per essere più efficienti

Gli strumenti di intelligenza artificiale sono ormai presenti in numerosi ambiti, lavorativi e non, della nostra quotidianità e i frequenti aggiornamenti di queste tecnologie aggiungono ancora più valore alle loro capacità.A metà maggio 2024 OpenAI ha lanciato una versione plus del già efficientissimo Chat GPT 4: l’azienda ha introdotto sul web Chat GPT 4o, dove la lettera o sta per omni. Il colosso tech ha presentato il nuovo aggiornamento come un nuovo modello di punta che può ragionare in tempo reale su audio, visione e testo.

La versione aggiornata del popolare chatbot è disponibile gratuitamente, a differenza della versione 4.0, lanciata nel maggio 2023, accessibile solo a pagamento. Con Chat GPT 4o, OpenAI ha reso disponibili numerose funzionalità che prima erano disponibili solo agli abbonati, come la navigazione web, un sistema di memoria a lungo termine, e l’accesso al GPTs Store - cui abbiamo parlato nell’articolo del blog Guida ai GPTs.

L’AI si trasforma repentinamente, diventando sempre più preparata e più capace e ignorare le potenzialità di questa tecnologia potrebbe risultare una scelta poco lungimirante.

In un mondo dai ritmi lavorativi sempre più serrati, è importante saper gestire il proprio tempo in modo intelligente e produttivo. Con l’intelligenza artificiale e i suoi più recenti traguardi - che di sicuro non saranno gli ultimi! - è possibile riuscire a organizzare al meglio le proprie scadenze, i propri obiettivi a lungo o breve termine, delegando all’AI mansioni ripetitive e meccaniche. Gli strumenti di AI generativa possono aiutarti a sviluppare una tua personale strategia di time management per il tuo lavoro.

Nell’articolo del nostro blog Come inserire Chat GPT nei flussi di lavoro abbiamo visto in che modo l’AI generativa può essere integrata in campi professionali come il marketing, la consulenza, il customer service e altri settori. Ma l’intelligenza artificiale può rivelarsi utile per l’organizzazione e la pianificazione di work plan personalizzati, in base alle mansioni. Questi alcuni vantaggi:

• automazione di attività formali e ripetitive: gli strumenti di AI possono essere utilizzati per la stesura e la gestione di e-mail, sincronizzazione del calendario, gestione dei workspace digitali;
• revisione dei testi: i tool di intelligenza artificiale possono rivelarsi utili per la correzione di bozze per controllare errori di grammatica e segnalare eventuali miglioramenti stilistici e di sintassi;
• fare brainstorming: l’AI non sostituisce la creatività umana ma può fornire idee e spunti pratici e funzionali per un confronto interno nei team di lavoro e nel processo di ideazione individuale;
• gestione del team e project management: esistono molte piattaforme funzionali per la gestione dei flussi di lavoro, per le assegnazioni dei ruoli, la calendarizzazione delle varie scadenze e i tempi di consegna e completamento dei progetti;
• formazione e orientamento: alcuni strumenti di intelligenza artificiale possono aiutare nella stesura di linee guida utili per attività lavorative in cui riportare e descrivere metodi e processi precisi per determinate attività e mansioni;
• clouding e gestione della memoria: la versione 4o di Chat GPT permette di collegare il proprio profilo utente con i sistemi di archiviazione per poter lavorare con l’AI generativa direttamente sui propri file.

L’applicazione dell’intelligenza artificiale in campi e funzioni di questo tipo permettono di risparmiare e gestire tempo prezioso per attività più impegnative e complesse. Questi appena elencati sono solo alcuni esempi: l’AI generativa, destinata a crescere e ad ampliare le proprie potenzialità, può trasformare radicalmente il tuo modo di lavorare e aiutarti a raggiungere risultati straordinari.

Ad oggi, Chat GPT sembra essere l’applicazione di AI generativa più efficiente e utilizzata anche grazie alla trasversalità delle sue competenze.

Chat GPT, grazie alle sue capacità avanzate di elaborazione del linguaggio naturale, può fornire assistenza immediata e personalizzata per ottimizzare le attività quotidiane, migliorare la produttività e facilitare la comunicazione.Quali sono alcune funzionalità con cui Chat GPT può contribuire al miglioramento del tuo time management? Sicuramente la pianificazione degli impegni giornalieri e settimanali e l’invio di promemoria per attività e scadenze. Può compiere ricerche e fornire sintesi di informazioni rilevanti provenienti da diverse fonti. E ancora la generazione di report periodici e l’automatizzazione di compiti ricorrenti.

Esistono altre applicazioni utili per pianificare al meglio le proprie attività e per l’organizzazione del lavoro. Vediamo insieme alcuni esempi:

• Calendly: uno strumento di gestione del calendario e pianificazione automatica di appuntamenti, attraverso cui gli utenti possono avere una panoramica degli impegni del team per trovare i momenti più adatti per programmare riunioni o incontri;
• Sanebox: un assistente virtuale capace di organizzare le caselle email, riesce a filtrare i messaggi meno importanti o eventuali spam e a creare cartelle in cui far confluire messaggi di posta elettronica;
• Notion: una piattaforma online che funge da database e promemoria, che può essere integrata di volta in volta con informazioni dettagliate su mansioni specifiche, assegnando ruoli e compiti;
• Asana: un programma che permette di gestire i flussi di lavoro di un team di lavoratori da remoto, con calendarizzazioni automatiche, collegando gli obiettivi strategici di ogni reparto;
• Time Doctor: uno strumento di monitoraggio che, grazie all’AI, fornisce indicazioni su come viene utilizzato il tempo lavorativo e che suggerisce consigli su come ottimizzare e migliorare il tuo workplan;
• Slack: un'app di messaggistica istantanea con cui poter automatizzare risposte, organizzare conversazioni e integrare strumenti di gestione dei progetti, migliorando la collaborazione tra i membri del team.

Conoscere le AI per personalizzare il tuo lavoro

Per sfruttare al meglio le potenzialità degli strumenti di intelligenza artificiale, è essenziale capire e studiare le caratteristiche funzionali di ogni applicazione. Ecco alcuni suggerimenti pratici per capire qual è lo strumento di AI più adatto a te e come migliorarli per raggiungere i tuoi obiettivi nel lavoro.

• Personalizzare le impostazioni: molti strumenti di AI offrono opzioni di personalizzazione per adattarli al meglio alle tue esigenze. Dedicare il tempo necessario per settare e modificare le impostazioni delle applicazioni di AI ti permetterà di ottenere il massimo da questi strumenti.
• Seguire gli aggiornamenti: l'intelligenza artificiale è una tecnologia che evolve in maniera rapida, quindi è cruciale rimanere informati sulle nuove funzionalità e sugli ultimi sviluppi. Una formazione continua è il modo giusto per rimanere aggiornati. Nella sezione “Corsi di Intelligenza Artificiale” di Edulia Masterclass potrai trovare una selezione di corsi e webinar utili per rimanere al corrente di tutte le novità.
• Sperimentare diverse applicazioni: integrando gli strumenti di AI nel tuo flusso di lavoro, puoi provare diversi strumenti e combinare le varie tecnologie per adattare le tue strategie in base ai risultati.
• Valutare i tuoi risultati: analizza l’impatto dell’AI sulla tua performance lavorativa per capire se gli strumenti e la combinazione di applicazioni che hai scelto sono adatti al tuo stile di lavoro e ti permettono di raggiungere gli obiettivi prestabiliti.
• Confrontarsi: condividi con il tuo team e i tuoi colleghi i metodi di utilizzo delle AI generative per prendere spunto e scoprire potenzialità per te ancora sconosciute.

Il mondo delle AI generative è in continua evoluzione. Chat GPT 4o permette a chiunque di sperimentare le task del chatbot più popolare al giorno d’oggi. Se vuoi approfondire e conoscere meglio tutti i segreti per migliorare il tuo lavoro con questo potente strumento tecnologico, ti consigliamo di seguire il nostro corso su come comunicare e scrivere con Chat GPT 4, tenuto da Pier Luigi Pisa, disponibile sulla piattaforma di Edulia Masterclass.