IA Generativa e Microsoft Office: oltre Copilot

Pubblicato il

6 maggio 2024

IA generativa e Office

Integrare l’IA Generativa con gli strumenti di Microsoft Office

In un mondo professionale in cui il tempo di lavoro è scandito costantemente da scadenze e obiettivi, ogni piccolo vantaggio conta. E in un panorama in cui la tecnologia è il fulcro dell'efficienza, non c'è dubbio che l'Intelligenza Artificiale stia rivoluzionando la nostra modalità di lavoro. Ma cosa succede quando si fonde l'AI con gli strumenti che già conosciamo e usiamo come parte integrante del nostro lavoro quotidiano?

Il Pacchetto Office di Microsoft, con la sua lunga storia di innovazione e praticità, è già un pilastro nelle nostre attività lavorative. Ma ora, con l'introduzione di funzionalità di Intelligenza Artificiale, il nostro modo di utilizzare Word, Excel, PowerPoint e altri programmi della suite sta subendo una trasformazione radicale. Immaginiamo di scrivere un documento in Word e di ricevere suggerimenti automatici sulla struttura e sulla grammatica, risparmiando preziosi minuti di revisione. O ancora, pensiamo di analizzare enormi set di dati in Excel con una precisione e una rapidità senza precedenti, grazie alla potenza dell'AI che offre insight e previsioni dettagliate con un semplice clic.

Microsoft, lanciando Copilot, il proprio chatbot basato sull’IA Generativa, ha cominciato a offrire strumenti aggiuntivi per beneficiare dell’IA direttamente nei programmi del Pacchetto Office. Pur avendo molte funzioni premium a pagamento, è possibile anche utilizzare tool gratuiti come ChatGPT, Gemini o Claude, per integrare l’IA nei processi di utilizzo di strumenti come Word, Excel, PowerPoint, Access o altri ancora. Vediamo insieme quali sono le principali applicazioni.

IA Generativa per Word

Partiamo da Microsoft Word. Innanzitutto, anche se non lo sappiamo o vediamo, abbiamo già delle funzionalità che interagiscono con l’IA in autonomia: per esempio Word utilizza l’IA per le funzioni di dettatura, di trascrizione e di traduzione di un testo. È possibile effettuare queste operazioni in automatico, senza dover andare su altri siti e copia-incollare i testi su cui bisogna lavorare.

Ma andiamo a vedere quali utilizzi si possono fare dell’IA, in maniera gratuita, senza installare addons e senza usare versioni premium a pagamento di Copilot. Principalmente le attività che si possono effettuare su Word riguardano la rielaborazione di testi per tanti scopi, che dipendono da quello che si vuole fare.

Alcuni esempi di cosa possiamo fare utilizzando i prompt corretti:

  1. se stiamo scrivendo un articolo possiamo trovare un titolo al nostro articolo, oppure possiamo chiedere all’IA di strutturarlo in paragrafi;
  2. riassumere un testo in un numero limitato di caratteri;
  3. riscrivere un testo in base all’utilizzo che se ne vuole fare. Per esempio se stiamo ristrutturando un testo per finalità SEO (Search Engine Optimisation) potremmo dare il prompt per riscriverlo ottimizzandolo per la SEO, oppure se dobbiamo riscrivere un testo per farlo comprendere a un bambino piccolo, potremmo chiedere all’IA di riscriverlo per farlo comprendere meglio a quel bambino;
  4. generare un indice o un sommario partendo da un testo;
  5. arricchire un testo, chiedendo di inserire delle considerazioni rispetto al testo originale;
  6. anche se abbiamo detto che lo può fare Word in autonomia, si può tradurre un testo.

In extremis si può anche far generare un testo da zero dandogli un argomento su cui scrivere, precisando uno stile e un tone of voice. La differenza dall’utilizzare direttamente Copilot è che ci dovremo spostare tra una finestra è l’altra per sfruttare il potenziale dell’IA.

IA Generativa per Excel

Vediamo insieme qualche esempio anche con Excel, dove, vista la funzionalità del programma, le casistiche rispetto a Word cambiano molto. Innanzitutto, come per Word, anche qui l’IA è già presente: quando per esempio stiamo scrivendo una formula in una cella l’IA ci suggerisce come completare questa formula, oppure mentre facciamo la formattazione condizionale, o anche in questo caso per la traduzione di testi.

Ma come sfruttare l’IA gratuitamente con Excel?

Vediamo insieme alcuni esempi:

  1. chiedere al chatbot di IA generativa di analizzare dei dati: è sufficiente copiare i dati da Excel e incollarli per esempio nella chat di ChatGPT. Potremmo dunque chiedere degli approfondimenti o delle considerazioni su questi dati oppure di trasformarli in maniera tabellare. Un esempio pratico può essere chiedere all’IA, fornendo dati storici, di predire il futuro;
  2. chiedere all’IA quale funzione e formula utilizzare per un caso specifico. Per esempio come faccio a estrarre una stringa di testo da un altra stringa, oppure come organizzare i dati secondo un particolare ordine. Ma facciamo attenzione: con ogni probabilità la formula verrà scritta con la struttura in inglese, quindi andrà specificato di scrivere la funzione in Italiano e di usare i punti e virgola invece delle virgole;
  3. chiedere all’IA di spiegare una formula o una funzione fornendo delle casistiche di utilizzo.

IA Generativa per PowerPoint

Vediamo infine PowerPoint, il programma di presentazione multimediale tra i più utilizzati del pacchetto Office. Rispetto a Word, PowerPoint consente, per esempio, di aggiungere alcuni elementi come le transizioni e le animazioni. Alcune funzionalità viste prima che riguardano i testi, quindi, possono essere riutilizzate anche su PowerPoint.

Come negli altri strumenti Office, l’Intelligenza Artificiale è già parte integrante di PowerPoint:

la dettatura, la funzionalità designer, le transizioni, le animazioni, la traduzione sono solo alcuni esempi di come sia già presente.

Ma come sfruttare l'IA in PowerPoint? Vediamo alcuni esempi:

  1. è possibile richiedere all'IA di creare le nostre presentazioni fornendo suggerimenti su come impostare titoli, sottotitoli e testo e per schematizzare i contenuti;
  2. è possibile anche chiedere suggerimenti sulla struttura e l’ordine delle diverse slide;
  3. è possibile anche richiedere la generazione di un codice di progettazione VBA (Visual Basic for Application) per creare un’automazione o una Macro.

Scopri i nostri prompt e come sfruttare al meglio l’IA con il Pacchetto Office

Basta poco, dunque, per trasformare e migliorare il proprio modo di lavorare, adottando strumenti che non solo semplificano i compiti quotidiani, ma li elevano a nuove vette di produttività e creatività. Ecco perché è essenziale per i professionisti di oggi comprendere appieno il potenziale dell’IA in generale, e per l’utilizzo del Pacchetto Office in particolare. Non si tratta solo di sfruttare le funzionalità già esistenti, ma di abbracciare una mentalità che valorizzi il connubio tra umano e macchina per massimizzare l’efficienza e la qualità del lavoro.

Ne abbiamo parlato con Andrea Pacchiarotti, esperto in formazione e consulenza informatica, nel nostro corso di 3 ore su Edulia Masterclass. A questo link invece potrai scaricare la nostra guida sull’IA generativa dove troverai 20 prompt pratici e pronti all’utilizzo.